1、寄样品给客户的操作流程(二)收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送招采部有关科长编资料。10.如L/C直接由国外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。在收到工厂所寄来的样品上,贴妥本公司标签与ITEMNO.品名.(一)如以海邮或空邮寄出者,应打收件人地址、姓名、电话、标签及SAMPLEINVOICE五联,在第四联上签名及注明日期交包景裹组寄出,将第三联随同样品装入箱内。第一联寄客户,第二联交收发归档,第五联自存。1.如样品数量过多或价值过高,而交涉仍需付样品费者,应于SAMPLEINVOICE上注明SAMPLECHARGE
2、并去函向客户索取样品费及邮费。2.每3个月依自存的第五联SAMPLEINVOICE清理客户未寄来样品费邮费或其他费用,打DEBITNOTE用会计科长名义向客户索龋3.寄国外包裹,由各助理自行包好,装入箱内4.如寄出SMP需办出口配额者,承办助理应特别注意事先办理。(二)如以航空货运方式寄出者,应打SAMPLEINVOICE六联单价打上虚价(不实的价格)第一联于样品寄出后随函寄给客户,第五联由航空货运公司签名后交秘书室收发人，六联自存。收到航空货运公司提单应核对航空运费、客户地址及班机是否正确,如航空货运公司计算佣金时核对,其余交秘书室留底存档,如航空运费为本公司支付者,须客户确实收到货品时才可
3、签付运费。(三)所有寄出国外的样品须由经理过目,再行寄出。客户来电来函来样品(一)收到客户来电来函,应当立即请示经理如何处理。(二)收到客户来拟仿制的样品,或寄来的目录相片,其开发报价等,应即请示主管经理。若有居交订单者,请公司予以奖励。(三)主管经理外出时,营业助理应在个人能力范围以内所能管的事先行管理,主管经理返公司后,再呈报处理经过如系紧急事项,应设法与主管经理取得联络,以便快速进行处理。须经确认样品、印刷品(一)如国内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经国外客户确认通过后,立即以公司印的表格,寄交工厂及有关外务员,留底一份交装押签收,并在原国内订单装运联上登记后再交回营业助理留存
4、。如以电话通知工厂,应补寄通知以便安排出货。(二)客户正式确认通过的样品,应会知有关外务员或科长,规格正确以便验货。验货(一)如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌,因地区偏远无法前往承制厂商货或因承制厂商品质差,外务人员不能决定可出货时,外务人员来电或来函通知，营业助理应即请示主管经理如何处理。但北部地区、广州地区不论任何情况,应通知外务员必须亲往验货。(二)营业助理因解决重要问题须往工厂时,应填出差申请表返回公司后凭出差报告表,向总务科请领差旅费。(三)所有订单的验货联均由管制中心直接寄交外务员,以便协助催货,如助理需到仓库验货,自行找装运联或留底联。申请国外(内)佣金赔偿(一)营业助理填妥
5、申请书,送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长,如赔偿须扣工厂者于表上注明并另填写扣款单一份交会计,一份交稽核,一份交采购科长,一份留底,以便工厂请款时扣除,如是亲交来公司的客户,须备妥收据及护照影本送交会计制单。(申请书为四联,其中一份留底)(二)在支付国外佣金时必须:1.与国外公司订佣金可在任何地点支付的契约影本交会计。2.每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据支领。(三)押汇科长收到国外汇款支出申请单,送交有关会计签收一份,另一份交稽核。对样品处理(一)出货样品:营业助理必须取得并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。(二)收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、
6、电话及负责人姓名及价格资料即送招采部有关科长编资料。(三)承办助理收到新样品,应从速送招采部,如获订单,可得奖金。(二)收到工厂新样品,呈阅主管经理后,应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送招采部有关科长编资料。10.如L/C直接由国外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。(四)有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列于样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。(五)如需向商业部门借出样品时,应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核后方可借出。(六)如有不可陈列的印刷盒,由承办助理于出纲SMPL上注明不可陈列字样,先交管制中心销案后,再由管制
7、中心送交承办助理保管。注销国内订单(一)营业助理向装押助理签收营业部订单货款支付核准单须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管制中心核对,无误后签名呈阅经理,并将原国内订单底上予以注销。(二)凡有退关税或退货物税的工厂在未结关前请款一律保留50%(包括送仓库货)，如工厂急需货款,亦应该先开来保证票。接到报价单与国内订单装押助理收到由营业助理转来的报价单与国内订单时,应核对报价单与国内订单上包装、数量是否完全相符,如果发生错误或有疑问时,应即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。签收L/C影本(一)押汇科长收到L/C后,即影印一份送交营业经理签收,再转交营业助理核阅并在留底存档的O/C上
8、登记L/C号码,S/D、V/D以及金额后,交装押助理。(二)L/C可能发生的问题如下:1.收到L/C时须先核对总金额、数量、单价是否正确。2.收以L/C当天时,如距有效日少于三天,即须向主管经理提出。3.通常L/C是可分批,如不可分打,须向主管经理提出。4.如由本地无直接船可到达的港口,须看L/C是否可以转船,如不可以须请示主管经理,必须特别注意出口港不能指定为本地港口。5.核对受益人全名、地址有无错误。6.核对交易条件是为FOB、CIF、CF是否相符。7.L/C内容有无错误字。8.有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。9.如同一富户有数张L/C时须看有无规定可予合并。10.如L/C直接由国外客户寄来,而未经银行登记,须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。11.如远期付款的L/C应查看利息,是否由买方负担,如否应即请示主管经理。12.如有怪异字眼,或条款有违常理者,应即请示主管经理。
