1、工程档案归档质量控制的策略分析阮端阳【摘要】随着社会经济的不断发展和工程建设水平的逐渐提升，各种各样的工程建设项目越来越多，为我国经济的持续稳定发展创造了良好的环境。在工程项目具体管理和实施的过程中，工程档案归档存在很多问题，影响工程项目活动的稳定开展。论文主要针对工程档案归档质量控制问题进行探究，指出对应的解决对策，并针对工程档案归档管理活动的改革进行有效的创新。【Abstract】With the continuous development of social economy and thegradual improvement of engineering construction l
2、evel，there aremore and more various engineering construction projects，whichcreates a good environment for the sustainable and stable developmentof Chinas economy.In the process of specific management andimplementation of engineering projects，there are many problemsexisting in engineering archives ar
3、chiving，which affects the stabledevelopment of engineering project activities.This paper mainlyprobes into the quality control problems of engineering archivesarchiving，points out the corresponding countermeasures，and makeseffective innovations in the reform of engineering archives archivingmanageme
4、nt activities.【关键词】工程档案;归档;质量控制【Keywords】engineering archives;archiving;quality control【中图分类号】TU71【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2020）02-0018-021 引言建筑工程项目的发展使得各种各样的工程建设项目层出不穷，极大地推动了我国基础设施建设以及经济的发展。建筑工程項目通常持续时间较长，跨度较大，涉及的人员材料设备较多，所以建设工程档案包含的内容也比较多，主要包括施工管理资料、技术资料、物资资料、造价资料、施工建筑资料、施工记录以及相关检测报告和质量报告等。建设工程项目的特
5、殊性也导致工程档案归档质量不高，影响档案归档的效率和档案归档的系统性。因此，需要加深对工程档案归档质量控制的研究。2 当前工程档案归档质量控制存在的问题2.1 未能及时可靠地进行文件资料的归档一般来说，建设工程项目存在人员变动大以及建设周期长的特点，这就会导致文件资料存在归档不及时的问题，容易引发文件资料的丢失，导致工程项目所包含的文件不具备系统性、科学性、完整性和真实性的特点，影响档案价值的有效发挥和档案的作用。所以，在进行档案管理和归档的过程中，必须要结合工程项目建设开展的实际情况以及工程项目文件资料的内容，制定行之有效的管理方案和管理方法，做到建筑工程资料的及时归档，避免资料丢失，保证资
6、料的完整性和系统性1。2.2 缺乏科学可靠的管理制度和管理规范建设工程项目在开展过程中涉及的人员较多较杂，人员素质良莠不齐，很多建设工程档案管理工作人员是由建设工程项目人员所兼任的，整体业务水平不高，素质比较差。专业方面知识的欠缺会导致档案管理方面存在各种各样的问题，包括工程档案收集内容、收集范围以及类别界定方面的误差，从而影响档案管理活动的顺利开展，干扰档案归档的进程。工作素养方面的差距则导致其不能按照对应的档案管理规定进行有效的分类整理以及清晰的归档，不了解档案收集和档案归档的流程，进而只能被动地接受一些单位主动移交的建设工程文件和建设工程资料，无法对这些资料进行有效的利用和整理，从而影响
7、工程项目资料作用和价值的发挥2。2.3 电子档案更新不及时随着电脑与互联网的普及，近年电子档案的留存也逐渐普及。很多施工单位在进行竣工图纸以及相关文件移交的过程中，只有纸质版的档案而缺少电子版的文件，或者虽然有电子版的文件但缺少对应的电子目录和清晰的图片支持。因此，在工程项目档案归档的过程中，必须保证电子档案和纸质档案的同步归档，归档的电子档案有完整的目录，同时保证涉及的图片足够清晰和准确。相关部门在进行施工档案归档的过程中，还需要将施工过程用影像和照片的形式清晰地记录下来，并附带到档案中，保证档案的完整性和科学性3。2.4 未能依据相关流程移交档案原件从工程档案归档管理现状来看，施工单位与管
8、理部门未能建立起行之有效的沟通机制和沟通平台，会导致档案管理部门归档信息不流通，与其他部门之间交流沟通效果较差，进而导致在档案归档的过程中无法有效协商一些细节问题，后续档案在管理与移交的过程中存在各种各样的阻碍，影响档案的归档效果。而在进行档案移交的过程时，未能完全递交图纸等相关档案原件，特别是一些重要的文件移交不完整、不准确，也会影响档案的真实性和可靠性4。3 工程档案归档质量控制的策略印尼北苏海螺水泥有限公司熟料码头工程项目位于印尼北苏拉威西省莫罗斯县罗拉镇索罗村附近，该项目包含 12000t 散货泊位 1 个，5000t 散装水泥及骨料出口泊位 1 个，5000t 件杂货泊位 2 个，码
9、头全长 411m，宽 29m，引桥长544m，宽 18m，主要工作内容包含钢管桩沉桩、现浇横梁施工、预制梁板制作与安装、预应力空心板现场制作与安装、现浇面层施工、靠船附属设施安装、码头结构防腐和部分码头钢栈桥采购。资料归档内容包含主要构件材料报验资料（钢桁架、钢轨、防腐材料、焊材、橡胶护舷、系船柱等），砂、石、水泥、钢筋原材试验资料，桩基检测报告等。最后竣工资料整理完成时，总共包含文件资料 53 卷 25 盒，图纸 5 盒。以该项目为例，分析工程档案归档质量控制的策略。3.1 加强对工程档案过程资料收集的管理在对上述工程档案资料进行整理后，发现部分质保资料的复印件不清晰或缺失、后续影像资料混乱
10、、试验质保资料未按要求分类统计等问题，以致后期延误档案移交。首先，档案管理者要树立正确的意识，做好档案管理的基础工作，从观念上重视自身所从事的工作，从思想上认识到档案管理是保护重要材料的工作;其次，加强资料过程收集控制，做到及时上报，及时收集做好台账记录，分类影像资料，及时分装文件资料，可以有效避免工程档案的遗失以及资料组成混乱的情况（同时也可以避免因人员调动而引起的文件遗失）;最后，上报复印件时，在回复签收后及时扫描，以原件替换，并在工程项目建设系统中及时更新相关的文件，以避免文件出现管理混乱的问题。3.2 做好工程档案文件资料的整理在上述工程项目档案资料形成的过程中，施工单位选派专门的工作
11、人员开展档案建立活动，档案管理人员通过与档案部门的工作人员保持及时且有效的联系，在相关档案部门工作人员的指导下开展档案建设活动，建设单位将文件资料的归档要求以及归档范围提供给施工单位，并同步开展文件资料的形成活动，使得工程项目可以顺利稳定地开展。同时，通过对文件档案归档情况进行阶段性检查，及时发现文件档案归档过程中存在的问题并督促整改，以保证建设工程项目文件资料的质量。3.3 加强对施工单位归档的验收管理档案管理部门在进行施工项目验收的过程中，如果施工单位没有准备齐全档案资料，将会极大地影响施工质量和施工进度。因此，必须要保证施工档案的齐全和完整。通过与相关单位的及时沟通，关注资料流向以及上报
12、结果，将相关档案资料收集齐全，利用数字化的技术使档案能够保持良好的储存环境，及时发现档案管理过程中存在的问题并进行解决，保证档案验收工作可以顺利稳定地开展，不受外界因素的干扰，以公平公正為原则合理安排验收活动，从而提高档案归档的效率和质量。4 结语综上所述，工程项目的顺利开展与工程档案的归档有着十分紧密的联系，提高工程项目的档案归档质量能够促进工程项目稳定建设。因此，需要加强对工程档案归档中问题的探究，通过多种途径解决归档过程中存在的不足，提高工程档案归档质量，对传统的归档内容和载体进行调整，逐步实行以接收电子档案为主纸质档案为辅的原则，最大限度地化解馆库不足的矛盾，促进我国建设项目的持续稳定发展。【参考文献】【1】张春霞.基建项目档案归档难度与对策J.办公室业务，2016（01）：140.【2】王永全.刍议基建工程档案管理中存在的问题及对策J.江苏科技信息，2017（21）：32-33.【3】宋丽英.浅谈基建工程档案的归档工作初探J.城市建设理论研究（电子版），2017（03）：95-96.【4】张原凤.论基建档案管理中存在的问题和对策J.办公室业务，2018（08）：136.
