1、物流企业文秘人员存在的问题及对策朱旭东摘 要：对物流企业来说，要实现企业高效管理，文秘人员在企业各项管理工作中发挥着重要作用。物流企业文秘人员的工作水平将直接关系到整个物流企业的工作效率，尤其是对于物流企业这种对工作效率要求非常高的企业，文秘人员的工作水平就显得更加重要。基于此，本文对物流企业文秘人员存在的问题进行了详细分析，并给出了多样、有效的对策，希望能为物流企业文秘工作人员提供一定的参考。关键词：物流企业;文秘人员;辦公室物流企业最大的特点就是公司分布错综复杂，因此对物流企业文秘人员也就有着更高的要求。物流企业文秘人员在做好企业事务性工作的同时，还应从规范办公室的规章制度、做好办公室调研
2、工作以及处理好各级运输点的交接工作，保证整个物流网络有条不紊的运行，从而有效展开物流企业的办公室管理工作。因此，文章针对物流企业文秘人员存在问题和对策的研究具有非常重要的现实意义。一、物流企业办公室文秘工作的特点和要求物流企业文秘人员的工作非常广泛，比如，物流企业各级运输点分布错综复杂，导致很多行政工作需要远程完成，包括各种办公室文件的接受和发送，对办公室的资料进行收集和整理等等都是属于文秘人员的工作范畴。同时文秘也是企业管理系统的重要组成部分。越是大型的物流企业，其办公室的工作也就越是复杂，对文秘人员的工作能力以及工作态度的要求也就越高。作为文秘人员，必须严格遵守企业的规章制度，遇到问题要积
3、极面对，严格遵守上级领导下达的命令，按时按量完成，并及时向领导汇报工作进度，保证物流企业井然有序的开展各项工作。此外，作为物流企业文秘人员，还应该对于大局有一定的分析能力，做事公正严明，严格按照办公室规章制度进行工作，只有这样才能有效提高整个文秘部门的工作效率。二、物流企业文秘人员存在的问题（一）办公室管理制度不完善目前，有很多物流企业办公室的管理制度都不够健全，各个岗位之间的分工不够明确，这样会导致没有明确划分给某个岗位的工作没有人去主动完成。此外办公室岗位之间定位不够明确会导致物流企业中不能做到上传下达，影响部门与部门之间的交接工作，大大影响了物流企业整体的工作效率。（二）办公室业务繁杂，
4、员工执行力不够物流企业办公室的文秘工作非常复杂，包括撰写文稿、文件处理、行政事务管理、公司体系建设、工作协调督办以及领导临时安排的工作等。也就是说，物流企业文秘人员除了要完成每天的既定工作之外，还会有许多琐碎的事情等待文秘人员去处理。在这样的工作环境下，物流企业文秘人员很难全身心的投入到日常工作中去，尤其是对于工作周期较长的工作，文秘人员很难高效率完成，又很难抓住工作的重点，最后完成的效果很不理想。再加上没有明确的办公室规章制度，对文秘人员没有太强的约束力，这也是导致物流企业文秘人员执行力不高的主要原因之一。（三）文秘人员职业素质有待提升我国大部分物流企业的文秘人员其实都不是专业人员，更没有经
5、历过系统的文秘培训，很难达到文秘工作的专业要求。物流企业文秘人员没有经过专业的培训，也就不曾具备专业的知识素养和职业技能，很难有效完成每天的文秘工作，尽管工作都很忙，但是自己的工作能力却很难得到提升。三、对物流企业文秘人员综合管理的对策（一）建立完善的办公室规章制度要想有效提升物流企业文秘人员的工作效率，建立完善的办公室规章制度是很有必要的，有了完善的规章制度，才能够对文秘人员形成有效约束，进而提升整个办公室的工作效率。严谨的规章制度可以帮助文秘人员培养严谨的工作态度，因此，物流企业应花费一定精力来进行办公室规章制度的建立。在制定办公室规章制度时，必须结合物流企业的运营发展特点，制定出具有可行
6、性的高效规章制度。同时，也应该征求办公室各个岗位工作人员的意见，使办公室规章制度具有更强的合理性和科学性。（二）完善计划管理，提高执行力执行力是一个部门工作能力最直接的体现，但是高效的执行力离不开好的工作计划，物流企业文秘人员的工作多而杂，没有一个高效的工作策划是很难做到高效执行力的。开始工作之前，应该先运用系统思维、战略思维以及超前思维，先谋而后动，并将其融入到办公室工作的各个环节中去。在办公室工作计划部署时，应结合企业整年的工作情况进行部署，做好全年的工作部署，明确工作重心，形成明确的个人工作清单和责任清单。以年度工作计划为依托，办公室每一个文秘人员都要落实责任，严格执行每天的工作安排，稳
7、定推动工作进展。坚决抵制前松后紧、临点突击，对于敷衍了事的文秘人员应有明确的处罚机制。对于出现的比较复杂的临时工作，文秘人员应根据自身情况，调整工作重心，确保文秘工作顺利开展。（三）强化工作作风，提升大局意识一个好的工作环境，也是提高物流企业办公室工作效率的必要条件，因此，必须要强调每一个文秘人员的工作作风。一个合格的文秘人员，必须要严格遵守关于办公室工作的规章制度，坚持工作原则。文秘人员作为物流企业部门之间连通的桥梁，文秘人员必须要具备一定的大局意识，培养全局观念，从企业角度出发，敢于担当，做好企业其他部门之间的协同工作，提升企业凝聚力。（四）提升办公室文秘人员的专业素养作为物流企业办公室文
8、秘人员，要想做好文秘综合管理工作，文秘人员必须要有明确的政治立场以及专业的职业素养。一名合格的文秘人员，需要对企业未来的发展战略以及企业文化有一个清晰的了解;充分了解企业的管理体系，并且融入到企业的管理体系中去;熟知企业各项规章制度，并且严格执行。对于物流企业而言，为了进一步提升文秘人员的专业素养，可以定期开展专业的文秘工作培训、企业文化培训等，这对文秘人员专业水平的提升很有帮助。针对目前优秀文秘人员的紧缺情况，为避免文秘人员流动量过大，应根据实际情况建立完善的人才选拔制度，对优秀员工进行大力培养，并且建立一定的激励政策，提升文秘人员工资待遇，避免办公室发生严重人员流失。（五）改进工作方法由于
9、办公室的特殊位置，办公室的每一项工作出现问题都会对企业全局产生一定影响。对于办公室繁杂的工作，文秘人员必须改变工作方法，才能够有效提升工作效率。第一，细节管理。办公室作为企业运作的神经中枢，任何一个细节都需要文秘人员细心谨慎的完成，并且以全局意识，对待手里的每一份工作，以行动带动整个部门人员的运作。第二，坚持工作重心。企业文秘人员的工作更多的是对资料的整理以及与领导之间的信息传达，作为文秘人员必须保证这两项工作的准确无误。如果文秘人员同时需要处理多项工作，此时应对文秘人员的工作进行整理，做到主次分明，找到工作重心，按照轻重缓急去有序完成各项工作。为避免文秘人员出现错办漏办的情况，可以制作一个详
10、细的日志表，确保每项工作都能按时完成，进而提升工作效率。四、结束语对任何一个企业来说，办公室文秘人员都是企业的运行中枢，是企业管理中不可缺少的组成部分。现阶段，物流企业文秘工作过程中存在办公室管理制度不完善、办公室业务繁杂、文秘人员职业素养相对较低等问题，亟待采取科学的对策进行处理。因此，建立完善的办公室规章制度、强化文秘人员的工作作风、提高文秘人员执行力以及对员工进行专业的知识素养培训就显得非常重要。与此同时，作为物流企业的文秘人员，自己也应该主动地去提升自身业务能力，使自身能力跟得上企业的发展速度，以促进物流企业可持续发展。参考文献：1孙锦伟.机关文秘人员的工作意识与文档管理分析J.河北农机，2019，（11）：110.2刘文.新形势下对提升茶企文秘人员素质的思考J.福建茶叶，2017，39（7）：289-290.
