1、新形势下高职院校数字档案馆的建设及运用探索纪红 易仕雪摘 要：信息化技术的出现极大地改变了人们的生活，也严重影响了档案工作的开展。为了赶上信息化技术的发展浪潮，各高职院校相继建设了数字档案馆。由此，主要针对新形势下各高职院校如何采取有效措施建设并运用数字档案馆进行了阐述分析，希望能加快高职院校档案馆数字化建设的步伐。关键词：高职院校;数字档案馆;信息化中图分类号：F27文献标识码：Adoi：10.19311/ki.1672-3198.2020.18.0251 简要概述高职院校的数字档案馆建设1.1 概念广义的数字档案是存储和利用各种档案信息资源，其主要是一种数字档案组的组合，其中包括多个提供档
2、案资源的小组、档案信息资源处理中心和档案用户。狭义的数字化档案主要利用网络技术建设基础设施，这种个体档案馆主要结合了软硬件系统，涵盖了数字化档案，同时，也构建了组织实体，在基础上完成档案信息的收集、存储和管理等方面的工作。1.2 意义首先，经济成本低。和传统使用的档案库房存储纸质档案相比，建设数字档案馆可以利用计算机存储各种档案信息，为高职院校节约了很大的空间。同时，数字档案馆建设可以很方便的存储和调用档案资料，若计算机间形成联机系统，借调时可以直接传文件即可，这比传统使用人工记录要方便得多。实施数字档案建设可以最大化挖掘档案的潜在意义，充分发挥其价值，为学校发展做贡献。其次，存储多样化。高职
3、院校主要采用纸质、图片和音像等方式存储档案，并按档案类型进行摆放。而实施数字档案馆建设，可以直接用电脑构建电子档案存储纸质档案，照片和音像等，以此方便相关人员直接查看。若不同部门想要同时查阅某份档案，可以直接复制即可。此外，储存时间长。高职院校以往存储档案需要进行分类，借调时需要人工记录借调档案信息，但如果借调频次过高，很容易导致档案缺失，特别是纸质版档案。在存储的过程中，纸质档案会因为时间过长而变脆，容易被破坏，从而导致珍贵资料破损。如果存储的环境比较潮湿，影像档案也很容易被损坏，同样纸质档案也会因为受潮而导致文字模糊。但实施数字档案馆建设就可以避免出现以上情况。数字档案馆可以使用电子档案存
4、储扫描的档案信息，这样档案原件就不会被损坏。最后，提高档案利用率。数字化档案管理就是为了能方便开发和利用，因此，在高职院校中建設数字档案馆，可以随时调阅和查询相关资料。同时，数字档案馆还连接了复印机，因此，教师和学生可以直接复印需要的资料，以此有助于使用者开发和利用档案资料。2 高职院校建设数字档案馆中存在的问题2.1 专业人才储备量不足有一些高职院校的档案管理部门，仍然还是使用传统方法管理档案信息，因为长时间受传统定理和根深蒂固的思维所影响，导致部分单位档案人员不愿意接受新的管理模式，掌握的业务理论知识和操作技巧也一直落后于数字档案馆建设。2.2 信息保密性弱，出现非法利用信息现象利用信息技
5、术保管档案，很容易泄露学校重要文件。高职院校的大多数档案信息都是私密的，其中包含了一些个人隐私。比如，一些重要科学研究项目的负责人不想公开档案信息，怕被别人盗用。也有些教师和学生不愿意公开自己的学习和生活经验。但是在 Web2.0 条件下，当用户使用附属于档案的电子网站，电子公告板，虚拟论坛，P2P，社交平台等交换信息时，这些平台会快速反复且大范围地提取档案的内容，但这并非基于上先前的请求（指明了来源），这会导致文件作者承受巨大损失，侵犯其相关权益。如果高职院校的文档管理人员和使用者并没有“保护”好这些信息，或者由档案馆构建的网络交流平台上很多档案信息没有设置权限，致使一旦查阅机密信息或未经授
6、权的用户信息，就会被快速转至网络，受众也在不知情的情况下就使用了这些信息。2.3 没有配备完整的软件设施现阶段，数字化公司加工时，高职院校的档案部门对软件不统一更加烦恼和困惑，害怕未来的数字化成果无法有效联系相同级别的档案馆。2.4 部分高职院校对于数字档案馆建设认同度不高首先，部分院校在数字档案馆建设速度上不太积极，认为只是正常工作的一部分。数字档案馆建设的相应设备配备不合理，尤其针对数字档案馆的硬件设备不到位，例如，电脑、打印机、扫描仪等。另外，在软件层面上只是单纯设置了计算机操作软件，只能实施目录搜索。以至于，大多数校领导在建设数字档案馆思想意识上很消极，认为是给本职工作增添麻烦，所以只
7、要管好纸质档案工作就可以了，比较安于现状，只要遵照传统档案管理就可以帮助使用者查询到自己想要的档案，日常档案管理按照正常操纵工序就可以。3 改进高职院校档案馆建设的有效措施3.1 加强档案信息的安全防范首先，设置全面的档案信息安全法规。档案机构制定相关安全法规之前，应该先了解档案管理的实际状况，在此基础上制定针对性强、完善的档案信息安全法规，并随时依据档案管理的变化不断完善，确保档案信息安全始终受到法律法规保护。其次，使用先进信息安全技术。对于信息网络中各种影响档案存储的安全因素，各高职院校档案管理部门可以使用以下技术措施来制定安全预防措施：定期备份档案信息的相关数据。数据服务器执行双重备份，一旦主工作计算机出现故障，立即换备用机上岗。利用关系数据库系统的功能进行软件备份，备份和还原存储文件的元数据和对象数据库。数字档案馆可以采取以下措施保障信息安全：用户想要查看相关信息必须要经过密码、钥匙和智能卡等程序，或者用指纹、语音或视网膜识别等手段;使用公安部门检测合格的杀毒软件预防电脑病毒;加密档案信息的传输和储存环节，加密传输过程是为了有效防止出现泄漏和篡改等情况。此外，还可以加密链接、网络层和应用层等。设置用户访问权限，明确相应的访问级别，包括制定功能和数据权限。