1、现代办公技术对档案管理的影响及对策研究宋淑兵摘 要信息化社会发展的背景下，正视现代办公技术发展给档案管理带来的影响，并借助现代办公技术完成档案管理的数字化、共享化探索，已成为档案管理的必经之路。本文就档案管理工作现代化改革的必要性进行了阐述，从工作模式、管理办法、服务内涵等层面对现代办公技术对档案管理的影响进行了分析，并在此基础上提出了硬件建设、双套管理、信息共建等档案管理的现代化办公实践对策，为推动档案管理现代化进程提供一定的参考。关键词档案管理;现代办公技术;影响doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2020.12.087中图分类号G270.7 文献标识码A 文章编号1
2、673-0194（2020）12-0-020引 言科学规范地开展档案管理工作，对企事业单位的发展具有积极的助推作用。但随着现代辦公技术的不断发展，传统的档案管理受到了较大冲击，呈现出诸多方面的不足。值得关注的是，信息技术不仅渗透在人们生活的各个方面，也催生了工作内容和工作方式的变革。档案工作需要利用信息技术，肩负起在新时期发展中的历史使命和社会责任。而受到改革意识、设备基础、人员技能等因素的影响，企事业单位档案管理信息化建设饱受各方面的诟病。因此，基于档案管理工作未来发展的趋势，正视现代办公技术发展给档案管理带来的影响，并借力现代办公技术完成档案管理的数字化、共享化探索，具有十分重要的现实意义
3、。1档案管理工作现代化改革的必要性一段时期以来，在借鉴国外档案管理模式的基础上，我国企事业单位的制度化、规范化建设取得了一定的成绩。通过上级督导和逐级分管的模式，企事业单位档案管理水平基本可以满足我国企事业单位建设的总体要求。现阶段，企事业单位档案形式一般包括图纸、图表、影像资料、文档等，这些文件性材料在信息时代出现了相应的数据稿。在现代化办公技术的推动下，越来越多的资料存储于电子设备中。从广义上看，现代办公技术条件下的档案管理指通过以计算机为基础的系统开发实现对传统档案管理方式的迁移。这一迁移主要以无纸化办公和电子化办公为主要标志，改革优势十分明显。首先，档案管理的现代化办公能够节约大量的资
4、源，很多资料可以存储于档案系统的办公电脑或专用数据库内，同时这一办公方式也可以提高档案管理效率，如在现代办公系统的助力下，档案查阅等耗时耗力的工作可以在数秒内完成;其次，档案管理的现代化办公能够为档案资料的规模存储、查阅方式、资源共享带来一场新的变革，且这一方式与当前的工作方式和生活方式更加贴合;最后，随着互联网技术的飞速发展，资源的存储方式发生了很多变化，“云数据”等方式的出现，不仅使案资料维护工作更加便捷、高效，也使档案管理在存储介质上摆脱了对单一纸质介质的依赖。这些资料不需要场地维护、甚至不需要设备投入，在无形中提升了档案资料的安全性。档案管理的现代办公改革经过十几年的探索，各企事业单位
5、档案管理的信息化系统基本搭建完成，成为推动企事业单位发展的重要内驱力。技术发展是一把双刃剑，现代办公技术在给企事业单位的档案管理带来诸多便利的同时，技术发展的负面影响逐步显现，要求企事业单位的档案管理人员正确认识现代办公技术对档案管理的利弊，从而提升工作成效，保障工作成果。2现代办公技术对档案管理的影响2.1促进档案管理工作模式升级档案管理现代化办公实施后，其在日常办公中面对的最主要问题是电子档案的修改问题。相对于传统的纸质档案，这一方面的电子档案具有较大的弊端。在传统的纸质档案管理过程中，档案修改会留下痕迹，给档案追踪带来了一定的便利，而电子档案的修改追踪难度较大。在这一背景下，电子档案的篡
6、改及伪造问题成为企事业单位档案管理者不得不关注的问题。在信息技术发展的推动下，虽然在电子档案的管理中实行了严格的授权制度和安全防范制度，且具有一定的文件变更追踪能力，但这一弊端仍未能彻底革除。电子档案的修改问题是急待破解的一个难题，给企事业单位的档案安全管理提出了更高的要求。2.2促进档案安全管理方式变革从发展的眼光看，现代办公技术的出现，虽然在较大程度上解决了传统纸质档案不易保存、占用空间、资源消耗大、维护费用高等问题，但也带来了新的问题。现代办公技术建立在计算机技术及网络通讯技术的基础上，计算机和网络成为现代档案管理的重要载体。现阶段，我国对这些载体的维护正处于先期的探索阶段。就其中的问题
7、而言，主要表现在主要硬件系统、软件系统及网络系统 3 个层面。首先，就硬件系统而言，企事业单位办公计算机的使用年限一般为 6 年左右，也就是所在档案管理的过程中，要更换整个硬件系统;其次，就软件系统而言，企事业单位办公档案管理系统更新一般维持在 2 年左右，而随着软件开发技术的不断升级，这一更新也在提速;最后，就网络系统而言，部分企事业单位在软件管理中展开了对“云盘”的探索，拓展了档案保存方式，提高了档案管理对网络系统的依赖性。2.3促进档案管理维护样式改变信息技术为企事业单位档案资料管理带来红利的同时，也给企事业单位内部的档案管理系统建设和运维人员提出了更高的要求。现阶段，基层部门还未能就档
8、案资料岗位人员的上岗标准和能力评定做出明确的要求。在实践中，因部分管理人员的信息化档案处置力不足，造成资料数字化转化滞缓、失误等问题，间接地影响了基层部门档案资料信息化管理系统的建设水平。与此同时，在电子档案的维护过程中，原件的界定问题相对突出。现代办公技术条件下的档案资料多为电子文稿，这些文稿的制作及后期的传播都在数字化层面上实施，无实物化成为这些文稿的主要特征。这在一定层面上，界定电子文稿的原件成为企事业单位档案管理的一个难题。在实际的工作中，相关管理人员可以通过 U 盘、移动硬盘、网络等多个渠道复制文件，而这些复制后的文件与源文件并没有显著的电子标识可以区分。2.4促进档案管理服务内涵变
9、迁随着档案管理方式变革，传统档案管理的内涵也发生了一定变迁。档案管理工作不再仅限于留存资料等方面的职能，也开始向信息服务层面转变。从实践的角度看，档案资料无疑是社会发展中各条战线最优价值的信息资产，而这些资产沉淀在基层或者局限在某一部分，对社会发展而言无疑是一个巨大的损失。现代办公技术的出现，使档案资料的开发与共享成为可能。资源数据库的建立和信息化系统的搭建，管理人员可以通过数字档案馆查阅和使用档案资料，使档案资料更具价值。而这一服务内涵的变迁，也将成为档案管理现代化进程中的重要方向。3档案管理的现代化办公实践对策3.1硬件建設，夯实现代办公技术企事业单位的管理人员应充分认识到档案管理现代化建
10、设的重要性，将其放在事关新时期各项工作平稳发展的高度，多方保障档案管理现代化建设。档案管理的现代化办公进程中，首先要解决的是硬件设施的配套建设。从实践层面上看，档案管理系统的软硬件系统的性能直接决定了未来工作开展的效能。因此，企事业单位应在档案管理的现代化进程中加大资金的注入力度，保障办公系统软硬件水平处在一个相对较高的水平。3.2双套管理，推动纸质档案与电子档案同步在现代办公技术的推动下，档案管理的便捷化、高效化已被广大的档案工作者和管理者认同。而在这一进程中，不少单位选择将纸质文件转化为电子文件进行保管，这样的保管方式虽然减轻了档案管理的工作量，但是不利于档案管理工作开展，如部分档案管理者
11、为了简化工作流程，对重要档案没有进行纸质化同步保存，给档案管理工作带来了一定的隐患。在电子档案不能完全替代纸质档案的管理形式下，档案管理者应坚持纸质档案和电子档案同步管理。同时，可依据档案管理的等级设定不同的匹配度，对核心档案和重点档案应严格落实双备份的管理制度，将电子档案和纸质档案一一对应。3.3优化技能，实施岗位档案管理档案管理人员素质的高低，直接决定了企事业单位档案管理质量的优劣。就企事业单位的档案管理工作实践而言，档案管理人员在具备高度的责任感和良好的职业道德的同时，应具备广博的知识及专业的档案管理经验，收集档案信息、完善档案管理工作，确保档案管理中档案资料的完整性、及时性、准确性及真
12、实性。在这一过程中，企事业单位的工作人员应积极迎接现代办公技术带来的挑战，与时代发展相协调，端正学习态度，坚持岗位创新，掌握信息化档案管理系统的应用技能和操作规范，不断提升和完善自身在信息技术应用层面的能力。3.4信息共建，实现档案服务共享随着信息技术的飞速发展，企事业单位通过开展系统的档案管理建设，推动档案管理的数字化、共享化进程。档案作为社会发展中的重要资源，不能停留在馆藏层面，应充分利用信息技术打破基层档案资源在时间和空间上的壁垒，实现对这一重要资源的超时空利用。企事业单位在档案管理系统的建设中，应不断加大对这一层面的建设力度，实现企事业单位在档案服务上的突破。4结 语档案管理工作是企业
13、事业单位信息管理层面的重要模块。现代办公技术的发展为基层部门档案资料的数字化、共享化建设提供了新的途径和支点。在企事业单位档案管理中应用现代办公技术对传统的工作方式和工作内容产生了较大冲击，但这是时代发展的必然要求。企事业单位在档案管理工作中，可以从硬件建设、技能优化、信息共享等多重层面实施，推动档案管理工作中档案管理工作的制度化、规范化及数字化建设进程，为档案管理工作打下坚实的基础，提升企事业单位的档案管理能力。主要参考文献1李娟.现代信息技术对企事业单位档案管理的影响及对策探索J.产业与科技论坛，2016（20）：268-269.2孙伟.试论档案管理基础工作在现代档案管理中的重要作用J.决策与信息，2016（10）：203.3高苗苗.现代办公技术对档案管理的影响及对策探讨J.卷宗，2019（31）：49.4李伟.现代办公技术对档案管理的影响及对策研究J.赤子，2019（15）：227.5贺林燃，尚雪蕾.电子信息档案管理的风险控制策略探析J.中外企事业单位家，2016（6）：202.6刘金伟.电子信息时代电力档案管理工作的创新J.科技展望，2016（9）：253.7杨方亮.浅析信息时代下电子档案管理的应用J.建筑工程技术与设计，2017（17）：294.8刘月.刍议信息时代下电子档案管理的应用J.丝路视野，2018（11）：59.