1、浅析军队高等教育自学考试档案的规范管理摘 要：对档案的规范化、科学化管理是做好军队高等教育自学考试管理的基础和前提。深入分析军队高等教育自学考试档案的特点及管理中存在的现实问题，从思想上强化档案意识、建立有效的档案管理制度及加强档案管理的信息化建设三个方面提出军队自学考试档案管理的改进措施，能够有利促进军队高等教育自学考试档案管理的规范化建设。关键词：军队高等教育自学考试;档案;规范管理中图分类号：G726.9 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）13-0227-02军队高等教育自学考试档案是军队高等教育自学考试过程中形成的，保存备查的文字、图像、声音以及其他各种形式的原始
2、记录。军队高等教育自学考试隶属于国家高等教育自学考试体系，是经国家教育行政部门批准的对军队人员进行以学历继续教育为主的高等教育国家考试。在考试计划的制定、考生报名、考试的组织、成绩的发放、毕业审核和学位授予等环节都会产生不同载体、不同形态的原始记录，对这些原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、编目等工作则是形成了军队高等教育自学考试档案的管理1。1 军队高等教育自学考试档案的特点1.1 军队自学考试档案材料数量大，种类多，覆盖面广首先，从考试专业看，军队自学考试涉及学历层次分为大专和本科，其中大专有 15个专业，本科 15 个专业，涵盖社会科学、自然科学等各方面。大专、本科加在一起两百多门考试课
3、程，考生在这么多课程的学习、考试过程中形成的考籍档案、转考免考、毕业论文、试卷等多种材料都是属于自学考试档案的范畴。档案材料的构成复杂，档案管理工作面临的难、多、杂、冗的程度可想而知。其次，从报考人员来看，2017 年军队高等教育自学考试实行改革，报名对象为现役军官、士官和非现役文职人员。在改革前，军队自学考试招生对象除了以上三类人员还包括非现役公勤和职工，这两类人员中未毕业的考生还可以继续参加考试直至毕业，因此考生的人员构成类别复杂，年龄、前置学历、政治面貌等也各不相同。第三，从档案种类来看，除了传统纸质档案，军队由于其保密的特殊性，电子类的信息需要用光盘刻录才能传入电脑，因此又多了一种光盘
4、载体的电子档案，军队自学考试档案具有载体多样化的特点。1.2 军队自学考试档案的来源多样化军队自学考试的档案主要来源于以下几个方面：一是上级主管部门在贯彻执行国家高等教育自学考试方针政策、制定军队自学考试具体政策和业务规范、制定开考专业规划等过程中下发的相关政策、规定和章程等文件;二是各专业主考院校在制订开考专业考试计划、编写课程考试大纲和教材等业务环节中产生的文件材料;三是各考点在拟制上报考试实施方案，编排设置考场，接收、保管和传送试卷等考务组织环节产生的文件;四是考生在报名、报考、申请毕业、申请学位等环节中产生的文件材料等。1.3 军队自学考试档案的形成持续时间长，变动频繁军队高等教育自学
5、考试在改革后规定的结业年限为 6 年，考生只要在规定时间内完成所有规定课程的考试，取得合格成绩提交毕业论文合格即可申请毕业，这种马拉松式的考试会使档案的形成持续时间长;加之军人由于职业的特殊性因为执行任务而无法参加考试的情况时有发生，转考频繁，从而造成自学考试档案的变动频繁2。1.4 自学考试档案的实用价值大自学考试档案真实记录了考生在整个学习、考试中的动态，具有重要的实用价值。首先，从考生的角度看，军队高等教育自学考试的考生以士官为主，自学考试是士官提升学历水平的主要途径，士官个人的成绩、毕业档案、学位档案等在其晋级晋职、转业安排时为领导的决策提供依据;其次，对于主考院校来说，考生档案为其研
6、究、制定学习内容和考试标准提供参考。通过对历次考试试题和考生答题情况的分析总结，掌握考生的学习情况，提高下一次考试试题的针对性。2 军队高等教育自学考试档案管理存在的问题2.1 档案管理集中化程度不够，出现“分散管理、各自为政”的情况军队自学考试档案形成的渠道较多，采取的是分级分专业的独立管理模式2。各专业分别管理本专业考生的档案;每个专业又有主考院校、考点等多个办考机构，每个机构在自学考试的管理运行中又会产生与工作、职能相关的材料档案，这些档案又是分别由各机构自行保管;在办考机构内部，由于军人职业的特殊性，因为调动、转业等原因转岗的情況比较常见，档案管理人员变动频繁，致使要调档查看时需要找不
7、同的人在不同的电脑上查找，档案处于分散管理的状态。这种“分散管理”的状态一定程度上也反映出档案管理人员缺乏对档案信息资源的整合意识。2.2 档案管理缺乏健全有效的运行机制2.2.1 缺乏统一的管理制度虽然各主考院校、各考点都有自己的档案管理，但是由于缺乏统一的档案管理制度，每个机构职责范围内应收集的档案内容、档案类别、收集时间节点等没有具体的统一的规定和要求，有可能造成档案收集的不全和档案管理的质量不高。2.2.2 缺乏专职专业化的档案管理员没有专职专业化的档案管理员是军队自学考试档案管理中一个很突出的问题，档案管理人员多是兼职且变动频繁，人员缺乏专业知识，导致档案的收集、整理、保管等环节很不
8、专业化，降低了档案的收集质量进而影响了档案的实用价值。2.2.3 缺乏有效的监督机制自学考试档案的收集保管一直以来是各个考试机构自行把控，没有监督机构也没有监督机制，收集保管利用的质量如何也没有评估，容易出现档案管理的各个环节把关不严的情况，弱化了档案的服务效应。2.3 档案管理的信息化水平滞后当前，军队自学考试的有些办考机构的档案管理的信息化程度比较滞后，有的还停留在依靠手工方式对材料进行归档和管理，耗时费工，大大降低了工作效率;同时，由于人员反复接触档案材料，也加速了档案实体的磨损和老化，是一种相当落后的档案工作方式，已经不适应档案工作信息化建设的要求。3 提升军队自学考试档案管理水平的对
9、策军队自学考试毕业证书由主考院校同军队高等教育自学考试委员会联合颁发，考生取得毕业证书后可以参加全国统一的研究生考试。自学考试本科毕业证书在考生今后的工作、升职、评级评职称以及参加相关资格考试上都是一个有效的通行证。自学考试被越来越多的人选择作为提升学历水平的重要途径，随着报考人数的逐年递升，军队举行自学考试的规模不断扩大，随之生成的自学考试档案越来越多，考生对档案的利用频率也不断提高。如何提升军队自学考试档案的管理水平，更好的服务于军队自学考试教育事业是一个值得探讨的问题。3.1 思想上要强化档案意识，加强对自学考试档案管理的重视各级办考机构虽然都对自学考试档案进行管理，但思想上重视的程度还
10、不够，仅仅是将自学考试档案作为考试的衍生品进行保管，“重藏轻用”的思想依然存在，并没有意识到自学考试档案今后会发挥的重要作用。提升自学考试档案管理水平首先必须从思想上重视自学考试档案的管理，确保管理制度的落实，要充分认识到档案以后会发挥的重要作用，强化自学考试档案意识，从源头上改变“重藏轻用”的错误认识，这是做好档案工作的关键;其次要加强档案队伍建设，配备责任心强、态度端正、具备一定专业知识的专职档案管理人员，定期对档案管理人员进行培训和考核。3.2 建立行之有效的档案管理制度军队自学考试因其考程长、报考人数多使得档案的收集、整理工作具有一定的复杂性和难度，为了避免档案管理的杂乱无章，各办考机
11、构的档案管理必须建立统一的制度和标准，使得档案工作有章可循。首先是建立一套完善的归档制度。明确各办考机构关于军队自学考试档案的归档范围、归档时间、归档方式，哪些文件材料必须定期归档，哪些文件材料是不定期归档要有明确的要求，确保及时全面的收集考生在整个报考过程中形成的档案材料，避免出现材料积压、丢失的情况;其次是建立档案材料报送制度。军队自学考试档案采用的分级管理模式容易造成考生的档案材料在多个办考机构之间流转，有些是分布在不同的办考机构中，为了防止在档案递送过程中出现材料丢失的情况，必须建立档案材料的报送制度，明确各办考机构在档案管理上的职责分工，规范各办考机构档案材料报送的流程和时间，防止出
12、现档案管理上的盲区和重复管理的现象;第三是加强对入库档案实体的科学管理。档案入库之后要按一定的分类标准整理存放，登记造册，做好检索目录方便查询;落实档案出入库制度，详细记录档案的出入库时间、档案编号和借阅人信息，对归还的档案认真检查，严防档案材料丢失或破坏。军队自学考试档案除了具备档案本身的特点之外还有保密性这个突出的特点，对档案的安全管理就显得尤为重要，無论是管理者还是使用者都要有较强的保密意识;同时为延缓档案的老化，延长档案的寿命，在实体管理上要做到“十防”，即防水、防光、防盗、防磁、防高温、防有害气体、防潮、防鼠、防尘、防蛀;第四是建立健全档案管理岗位职责制，将责任切实落实到人，档案管理
13、人员除了要具备熟练的业务技能，还必须要有较强的责任意识和服务意识。3.3 加强自学考试档案管理的信息化建设档案管理的信息化一直是档案工作者追求的目标。自学考试档案的信息化建设是指通过引进先进的设备和技术实现自学考试档案的实体管理向档案实体的数字化信息管理的转变过程。通过这样的一个转变，既可以实现自学考试档案信息的数字化和网络化，有效的保护档案实体，也可以实现自学考试档案信息的接受、传递、存储和提供利用的一体化，提升档案管理工作的效率和水平，方便不同的办考机构之间实现电子档案的共建共享，更好更高效的为广大考生服务。自学考试档案管理的信息化建设对技术、设备、环境和人员素质都提出了更高的要求，首先需
14、要各级办考机构加大对技术、设备和环境的资金投入，配备先进的计算机、扫描仪和管理软件，做好军事综合信息网的安全保护工作;其次，档案信息化建设是一项长期的工作，不是一朝一夕就能建成的，它要求档案管理人员必须加强对新计算机技术、信息技术的学习，不断提升自身的综合素质，与时俱进，才能适应信息化这个社会发展的大趋势。总之，军队院校要大力开展自学考试档案管理工作，以现有的档案管理工作为基础3，引入先进的技术和科学的档案管理理念，构建科学化、规范化的自学考试档案管理体系，促进整个军队自学考试教育事业的发展。参考文献1 杨曙光.浅谈高校自学考试的档案管理J.中国科技信息，2005（12）：43.2 唐觅.论军队高等教育自学考试档案的规范化管理J.经营管理者，2010（15）：269.3 李磊.高校自考助学档案管理模式研究J.兰台世界，2014（20）：69.